Les 10 grandes étapes

Domus Medica (en gros, l'organisation « sœur » de la SSMG côté flamand) a inauguré depuis une dizaine d'années la fonction de « médecin facilitateur » pour épauler dans leur démarche les généralistes désireux de s'associer.

De l'expérience cumulée de ces facilitateurs est né un outil bien pratique : une check list qui égrène les dix étapes « pour bien travailler ensemble » (entre médecins ou avec d'autres acteurs de soins). Ce document − intitulé le « Tien Stappen Plan » en V.O. − passe en revue, en progressant chronologiquement, les grandes questions qui doivent trouver une réponse lors de la création d'une association.

L'ensemble forme un socle sur lequel peut se bâtir une collaboration solide, durable mais capable d'évolution et de résolution de conflits, les choses ayant été précisées et consignées en amont par chacun des futurs associés. Ceux-ci sont en effet supposés se pencher dès le départ sur des points potentiellement épineux comme la hiérarchisation éventuelle, la rémunération, l'attribution des patients, la gestion des dossiers, les réunions internes, la répartition des tâches administratives... La check list permet ainsi la rédaction de l'incontournable règlement d'ordre intérieur (ROI), garant de l'harmonie future, qui doit être structuré et complet. Le ROI aura été précédé de l'élaboration d'un contrat définissant le mode de collaboration, phase qui requiert de faire appel à des spécialistes externes (juriste et comptable).

 

1. Définition de la vision personnelle

2. Description du type de pratique correspondant

Travail individuel

3. Définition de la vision et de la mission communes

4. Elaboration du plan stratégique

5. Inventaire des tâches et des rôles

6. Répartition des tâches/mandats - organigramme

7. Politique de réunions internes (*)

Travail en groupe

8. Elaboration du contrat

! assistance juridique,voire comptable

9. Rédaction du règlement d’ordre intérieur (ROI)

10. Communication

 

(*) dont une première réunion d'évaluation à 6 mois

 

Travail en groupe

 

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Attention, le contrat et le ROI (étapes 8 et 9) devront être soumis à l’approbation de l’Ordre des Médecins.

Et si j’entre dans une association existante? Certaines étapes sont toujours d’application…


Etape 1 : Définition de la vision personnelle

Comme futur membre de la pratique de groupe, décrivez votre vision personnelle de la pratique de la médecine générale et des avantages et inconvénients de l'association envisagée.

Je trouve essentiel que ..., par ex. au niveau de la relation médecin-patient, au niveau de la qualité des soins, etc.
J'estime que l'association présente tels et tels avantages ... pour moi, pour ma famille, pour mes patients, pour les autres confrères.
Je redoute ...

 


Etape 2 : Description du type de pratique correspondant

Déterminez la forme de pratique qui correspond le mieux à la vision exprimée au point 1.

Envisagez-vous plutôt une pratique :

  • en duo
  • en réseau
  • au sein d'un réseau de permanence
  • de groupe monodisciplinaire
  • de groupe pluridisciplinaire
  • dans un centre de santé de quartier
  • en maison médicale (*)
  • en association de santé intégrée
  • autre?

(*) consultez dans ce cas de préférence le site de la Fédération des Maisons Médicales

 


Etape 3 : Définition de la vision et de la mission communes

Sur la base des éléments retenus au point 1, rédigez collectivement une vision partagée par les membres de la future association. Il s'agit de résumer de façon claire la raison d'être du projet. C'est en somme le mission statement du regroupement.

Soyez à la fois concis et ambitieux, concret et créatif.

Nous trouvons que l'association envisagée constitue un moyen pour ...

Nous voulons réaliser ensemble ...

Nous trouvons essentiel que ..., par ex. au niveau de la relation médecin-patient, au niveau de la qualité des soins, etc.

Nous trouvons que l'association possède tels avantages ... pour ses membres, pour les patients.

Nous porterons une attention particulière à ...

 


Etape 4 : Elaboration d'un plan stratégique

Etablissez, dans la droite ligne de la vision développée collectivement au point 3, un plan stratégique concret, avec hiérarchisation des actions et planification dans le temps, par importance et/ou urgence.

Cherchez à tester la faisabilité des actions.

Prévoyez des indicateurs mesurables, utiles pour l'évaluation ultérieure.

Ce que nous ferons (quoi, comment, avec quels moyens, impliquant qui...)

  • à court terme (un an) : ...
  • à long terme (trois ou cinq ans) : ...

Nous nous définissons ... comme objectifs prioritaires

  • pour les associés (par ex. liens de collaboration étroits/faibles, action sur les facteurs environnants,...)
  • pour la patientèle

 


Etape 5 : Inventaire des tâches et des rôles

Recensez l'ensemble des tâches non curatives à assurer (sur le plan des infrastructures, de l'informatique, de la gestion de l'association, de la comptabilité, du personnel, etc.). Répertoriez les mandats à remplir et détaillez ce qu'ils recouvrent.

L'association aura besoin d'un :

  • coordinateur (implicite ou explicite)
  • rapporteur
  • responsable du matériel
  • responsable juridique
  • responsable financier
  • responsable des ressources humaines
  • responsable du bâtiment
  • responsable de l'informatique
  • responsable des formations complémentaires
  • responsable des assistants et stagiaires
  • responsable de la permanence
  • accompagnateur du processus (qui suit l'évolution globale de la structure)

Etape 6 : Répartition des tâches/mandats – organigramme

Distribuez les tâches en fonction des compétences et affinités des membres. Précisez en notamment le contenu, la durée, la portée (autonomie de décision).

Une série de questions doivent être débattues :

  • Met-on en place une structure verticale (hiérarchisée) ou horizontale?
  • Qui fait quoi, et pendant combien de temps? (les tâches peuvent être définies pour des périodes fixes, avec rotation entre les membres)
  • Quelles limites place-t-on à l'autonomie de décision de chaque mandataire?
  • Certaines tâches peuvent-elles être partagées/déléguées à l'occasion? Sous-traitées à l'extérieur? (l'accompagnateur de processus −cf. point 5 supra− peut être un coach externe, par exemple)
  • Y a-t-il reconnaissance de ces mandats? Via une rémunération pour l'investissement temps qu'ils requièrent, ou non?

 


Etape 7 : Politique des réunions internes

Planifiez dans les horaires de l'association des moments de rencontres structurées (discussions de cas entre médecins, réunions techniques, briefings avec les paramédicaux etc.). Définissez-en la périodicité, les modalités, les présences requises. Veillez à ce qu'il y ait prise de notes lors de ces rencontres.

Une série d'éléments doivent donc être définis par les membres :

  • Sur quoi portent les réunions (partage d'expérience, points d'organisation pratique –achats, par exemple–, évaluation entre pairs/avec les assistants, planning, rencontres avec les paramédicaux, les délégués pharmaceutiques...)
  • Quelle en est la fréquence?
  • Qui est tenu d'y assister?

Par ailleurs, il y aura lieu d'évaluer si les décisions prises en discussion interne pendant ces rencontres sont bien s appliquées. Il est donc conseillé de les coucher sur papier et d'établir un suivi. Il faudra également prévoir l'évaluation de leur pertinence (avec le cas échéant révision de décisions antérieures).


N'oubliez pas de planifier dès l'origine une première réunion d'évaluation de la collaboration, par exemple six mois après le démarrage de l'expérience.

 


Etape 8 : Elaboration du contrat d'association

Faites-vous épauler, à ce stade du processus, par un expert (adressez-vous à un juriste, voire à un comptable). Le cap est déterminant. Il s'agit de traduire dans un contrat écrit, opposable à des tiers, qui doit paraître au Moniteur dans le cas des sociétés et qui ne se modifie pas aisément, ce qui a été négocié aux étapes antérieures.

Le contrat d'association écrit règle au moins les modalités suivantes:

  • les modalités pour une concertation interne entre tous les médecins participants : cette concertation a lieu sur une base régulière et structurée afin de permettre une évaluation interne de la qualité de la médecine;
  • les modalités pour la consultation des dossiers médicaux, en particulier les dossiers médicaux globaux, compte tenu de la déontologie et de la protection de la vie privée;
  • les règles selon lesquelles les décisions sont prises;
  • les règles selon lesquelles il peut être mis fin à l'accord de coopération.

Au moment de cette formalisation, gardez à l'œil certains points importants, notamment pécuniaires :

  • Seules les charges sont-elles ventilées selon des clefs de répartition, ou bien les revenus également?
  • L'association doit-elle prévoir une forme de solidarité financière, ou non?
  • Un droit d'entrée sera-t-il réclamé aux nouveaux membres, ou non?
  • Les médecins qui quittent l'association ont-ils droit à une valorisation financière, ou non?
  • Etc

 

Bt societes    Bt OM

Etape 9 : Rédaction d'un règlement d'ordre intérieur

Rédigez collectivement un ROI détaillant les dispositions pratiques et l'organisation journalière. C'est un document essentiel pour le bon fonctionnement de la pratique de groupe, qui va fixer les règles communes à respecter. Il doit notamment préciser la clef de répartition financière et prévoir une procédure d'arbitrage.

 

Quels sont les principaux points à régler avec soin?

– Organisation générale :

Organigramme et mandats / horaires et réunions / moments d'évaluation et de suivi du ROI / vacances, congés, absences (maladies, maternité...)

– Organisation des consultations :

Consultations libres, sur rendez-vous, avec numéro? / avis libres ou sur rendez-vous? / prise du téléphone : plages horaires, etc.

– Système de paiement au sein de la pratique :

Chacun sa propre comptabilité avec partage des frais (tout en %, partiellement fixe, partiellement en %, tout le monde le même montant?) / pool pour les rentrées, répartition selon une clef définie / traitement fixe.

– Taille de la pratique / entrées et dépenses :

Nombre de contacts patient par année par médecin / frais estimés pour la pratique par an.

– Attribution des patients – DMG :

L'association favorisera-t-elle la fidélisation des patients à un médecin référent ? / Y aura-t-il personnalisation des DMG ou seront-ils propres à l'association et leurs revenus affectés aux frais de cette dernière?

– Résolution de conflits :

Quels seront les modes de décision adoptés pour résoudre les différentes formes de frictions pouvant surgir entre associés? Avec les patients? L' « extérieur »?

– Système de dossiers :

Écrits : type / électroniques : type / combinaison des deux : par exemple électroniques entre autres pour labo (pas de contact patient) et en consultation mais pas pour les visites à domicile.

Le système de dossiers est commun à tous les membres du groupe.

– Bâtiment :

L'activité s'exerce-t-elle dans la maison d'un des confrères ou en dehors d'un habitat privé? / le bâtiment est-il acheté ou loué? / le bâtiment comprendra les espaces suivants, oui, non, en quel nombre : cabinet de consultation, salle d'attente, local du secrétariat, labo, salle de réunion, autre locaux communs...

– Nouvel associé dans la pratique :

Droit d'entrée ou non? / statut d'indépendant ou de salarié? / contrat à l'essai pour une durée de ...? / Quel volume de travail (en nombre annuel moyen de contacts patient) peut proposer la pratique à l'arrivant? Recherche-t-elle une disponibilité temps plein / temps partiel? / discussions sur les horaires, l'organisation du travail, les modalités de paiement...

 

Bt ROI Bt CC

 


Etape 10 : Communication

Faites savoir que vous avez lancé une pratique de groupe, notamment auprès de l'INAMI.

Quels destinataires de la communication?

Les patients, les confrères et le cercle local, les pharmaciens, etc.

Quels canaux pour faire passer le message?

Folders, site web, affiches dans la salle d'attente, courrier ou information orale à la patientèle...

Il est nécessaire de s'inscrire en tant que regroupement auprès de l'INAMI en leur envoyant un document d'enregistrement à l'adresse suivante relameta@inami.fgov.be ou INAMI - Regroupements en médecine générale - 211 Avenue de Tervuren - 1150 Bruxelles. Si votre regroupement a subi des modifications, il faut les transmettre à l'INAMI en remplissant le présent formulaire.

Et si j'entre dans une association existante?

Que cela ne vous empêche pas de passer par la mise à plat, individuellement, de vos conceptions personnelles, et d'apprécier leur correspondance avec la vision commune prônée par l'association à laquelle vous songez à vous joindre (étapes 1 et 3).

Demandez-vous comment vous vous intégrerez dans la répartition des tâches, les réunions structurées. A examiner aussi : le contrat est-il le même pour les associés fondateurs et ceux qui rejoignent le groupe plus tard? Aurez-vous une période d'essai? Le ROI est-il à jour? Enfin, si vous sautez le pas, faites savoir aux patients, aux confrères MG, aux spécialistes, à la commune, ... votre changement d'organisation.

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